Travailler avec les partenaires médias

Travailler avec des partenaires médias

Si vous avez tout fait correctement, vous disposez désormais d'un site Web bien configuré, prêt pour la vente de billets, de pages événement formalisées sur les réseaux sociaux et d'un communiqué de presse écrit. Vous pouvez donc attirer des participants potentiels. Et cela vaut la peine de commencer par un canal aussi efficace que le partenariat d'information. Voyons voir : où chercher, comment choisir, comment travailler et comment devenir amis.

Comment puis-je obtenir de l'aide en matière d'informations ?
1. Gratuit : la ressource d'information vous aime et/ou aime votre événement ; il a une telle option; votre événement a du poids et il ne serait ni rentable ni professionnel de vous ignorer pour la ressource ; vous avez juste de la chance.
2. Payant : il y a une liste de prix, il y a des formats de placement. Choisissez, payez, envoyez, voyez le retour.
3. Par troc : de votre côté, vous proposez des billets/mailings/logo sur les affichages ou sur le site Internet ou d'autres offres pertinentes pour le partenaire, et en retour vous recevez des publications/bannières/listes de diffusion et autres options. Profit.

C'est la base. Maintenant, abordons les partenariats avec les médias dans des détails épicés.

Lorsque vous planifiez un événement, vous comprenez bien de quoi il s'agira, qui le trouvera intéressant et utile, qui est son public cible. Par conséquent, la première étape consiste à compiler (on le fait dans GoogleDocs, d'autant plus pratique si vous remplissez le document à plusieurs) une liste détaillée :
• Des événements concurrents dans le créneau dans lequel vous organisez le vôtre ;
• Blogs/sites/publications sur le sujet ;
• Les agrégateurs d'informations et d'événements ;
• Médias en ligne et hors ligne ;
• Leaders d'opinion - autorités pour votre public cible ;
• Conférenciers - Ils sont généralement heureux de publier leurs annonces de performances, vous offrant ainsi un trafic chaleureux de la part d'amis et de fans.

Laissez-nous vous expliquer pourquoi vous devez collecter des informations sur les événements similaires au vôtre dans votre base de données. Sur les sites de ces festivals, conférences et forums, en bas, en règle générale, il y a un bloc dédié aux partenaires. Logos (avec liens actifs) et parfois distribution - sponsor, partenaire général, médias et autres. Il est logique de supposer que si ces entreprises et médias soutiennent des événements similaires au vôtre, ils peuvent vous soutenir également. Ne soyez pas paresseux après avoir examiné 2-3 sites. Si la niche est grande, collectez tout ce que vous pouvez.
Après l'avoir fait une fois, vous pourrez utiliser cette base de données pendant longtemps, en la mettant à jour et en la complétant périodiquement. Et rappelez-vous : la quantité de publicité influe directement sur le montant des ventes (si, bien sûr, les conditions clés pour organiser l'événement sont réunies au départ).

Votre fichier partenaires-médias peut être structuré comme suit :
• Le nom de la ressource ;
• Lien (ou plusieurs, si en dehors du site vous êtes pertinent, par exemple, les réseaux sociaux du partenaire) ;
• Personne de contact - téléphone, courriel, lien vers le profil dans le réseau social, si vous ne communiquez pas par e-mail ;
• Ce qu'un partenaire peut offrir : mailing (combien de fois, plusieurs ou un seul), publications, articles, bannières, interviews, codes promotionnels aux invités - écrivez en détail ce que vous êtes prêt à donner et combien ;
• Ce que le partenaire recevra de vous pour cela (logo sur le site internet et le mur de presse, publications dans les événements sur les réseaux sociaux, tickets, mailing vers la base de données, argent, pourcentage des ventes, codes promotionnels pour les abonnés) ;
• Les dates de diffusion convenues pour les supports et les liens vers les publications/articles/annonces/écrans/ bannières ;
• Analyses pour travailler avec un partenaire ; s'il y avait plusieurs canaux, alors l'analyse de chacun.

Pour plus d'informations sur l'analyse des canaux et comment attribuer un nom unique à chaque lien, consultez la section sur les balises UTM.

Après avoir assemblé la base de données, nous procédons à l'établissement des contacts. Nous trouvons dans l'équipe un partenaire potentiel, une personne chargée de travailler avec des événements, et lui écrivons le premier mail (ou message dans les réseaux sociaux). Vous devez parler brièvement, succinctement et clairement de vous-même et de votre projet - qui vous êtes, ce que vous organisez, ce que vous voulez (postes, listes de diffusion, bannières, interviews, annonces), ce que vous pouvez donner en retour (billets, post- liste de diffusion, placement sur le "livret de participant", mur de presse, marchandise), découvrez des options supplémentaires d'interaction (par exemple, vous comptiez initialement sur des publications sur les réseaux sociaux, mais ils vous donneront peut-être une liste de diffusion sous certaines conditions). Gardez à l'esprit : si vous avez en échange quelque chose d'équivalent au placement de vos annonces, il s'agit déjà d'une coopération informationnelle. Si ce n'est pas le cas, demandez un soutien informationnel.

Aussi, il ne faut pas oublier que certaines des annonces seront uniquement payantes et que vous ne pourrez en aucun cas négocier le troc. Dans ce cas, il y a deux options : si vous avez un budget, que l'on vous a garanti de bonnes statistiques sur les mailings ou sur les posts de ce partenaire, et que vous envisagez de placer chez ce partenaire un investissement d'argent prometteur (au moins à titre de test), alors vous pouvez acheter.

Si vous avez un nombre suffisamment important de partenaires médias de troc, il est alors logique de les traiter en premier (surtout avec un budget limité).

En règle générale, les personnes avec qui vous rentrerez en contact sont adéquates, amicales et rapides (c'est le travail). Si vous respectez toutes les conditions convenues et recevez en réponse tout ce sur quoi vous vous êtes mis d'accord, alors lors de l'organisation du prochain événement, la re-coopération avec ce partenaire redeviendra pertinente, il sera possible de discuter et de parvenir à des accords plus rapidement, plus facilement et, probablement, avec plus d'avantages.

Parallèlement à l'établissement des contacts, il est nécessaire de préparer tout le matériel nécessaire pour les partenaires médias. Voici ce qui peut vous être utile (principalement, à l'exception des options exotiques) :
• Communiqué de presse. Rappel : lisez la section correspondante au communiqué
• Des photos pour des posts, des articles, des interviews, des annonces. Bannières à publier. Chaque partenaire peut avoir ses propres exigences concernant la taille, le format et ce qui doit être placé dans l'image. La principale chose à retenir : le nom de l'événement, la date, l'heure, le lieu, le slogan. Il est préférable de créer toutes les bannières par votre propre designer en fonction des exigences techniques du partenaire, afin de ne pas vous tromper;
• Vidéos (toutes ne sont pas postées, pas toujours pertinentes) ;
• Si vous avez besoin d'un entretien, préparez-le et ne donnez pas de RDV trop vite.
Si vous devez placer des annonces dans des médias imprimés spécialisés (pour les comptables, pour les gestionnaires, dans les publications régulières de mariage, etc.), vous devez connaître à l'avance le calendrier de leur impression, le coût des entretiens, l'espace publicitaire, les conditions pour le placement et les remises. Une autre question est de savoir si une telle publicité fonctionne, et si oui, dans quels créneaux et comment mesurer son efficacité.

Alors, quelle est la prochaine étape ? Le matériel est prêt, les contacts ont été établis, les conditions ont été discutées. Nous convenons des dates et modalités de publication. Sur la page suivante de GoogleDocs, vous pouvez créer une grille dans laquelle vous pouvez saisir le nom du partenaire d'information, la date de publication et ce qui sera réellement publié. Vous pouvez également écrire des notes en cours de route : par exemple, combien de rediffusions il y a eu, quels commentaires. Pourquoi la grille-calendrier est pratique : vous voyez la dynamique des placements, ne videz pas tout en une journée et pouvez maintenir un équilibre dans les placements et les envois tout au long de la campagne publicitaire.
Après vous être assuré que le placement a bien été effectué avec une balise UTM, vous changez l'action prévue de la part du partenaire d'information dans la grille en un lien qui mène à la publication, ou vous faites un Screenshot d'une bannière ou d'un mail qui est passée par la liste de diffusion. Il est très important de contrôler que toutes les publications et les envois sont effectués à temps.

Lors de l'approbation de la grille, nous sommes en règle générale guidés par le temps restant avant l'événement, l'augmentation prévue du prix des billets, les possibilités du partenaire de publier notre annonce, qui apparaissent lors de la préparation des fils d'actualité. Nous faisons, par exemple, des mailings partenaires et des publications dans de grandes communautés de profils à la veille de la hausse des prix, et bien sûr, la publication contient des informations qui seront bientôt plus chères. Ce serait étrange si le post sortait le lendemain de son augmentation, il deviendrait tout simplement hors de propos et, de plus, nuisible à votre réputation.

Notez que la ponctualité est une exigence égale pour les deux parties. En tant qu'organisateur, vous êtes également tenu d'envoyer la newsletter à temps, de placer le logo sur le site, d'envoyer des billets, etc. En général, dans notre expérience, la ponctualité peut difficilement être surestimée. Et le non-respect des obligations dans les délais peut à son tour entraîner des conséquences extrêmement négatives et nuire considérablement à la réputation.

Votre événement est terminé. Vous l'avez mené, analysé, tiré des conclusions. Une étape importante que beaucoup négligent, mais qui mérite pourtant d'être franchie, est de remercier vos partenaires pour leur coopération. Dans un simple mail en quelques lignes, c'est possible avec des photos de l'événement, où l'on peut voir le logo du partenaire sur des supports promotionnels ou un mur de presse.

Une étape obligatoire est également de mesurer l'efficacité des canaux, d'analyser et de tirer des conclusions sur l'avenir de cette coopération juste après l'événement. Dans votre GoogleDocs, vous pouvez laisser des commentaires devant chaque partenaire, « a donné un bon trafic, mais pas de ventes. Pas notre public cible, vous pouvez essayer de travailler avec sur d'autres événements." Ou "les publications avec une remise sur les réseaux sociaux ont mal tourné, probablement foirées, mais la liste de diffusion avec un code promotionnel pour une remise est tout simplement super." Écrivez tout en chiffres, pour vous en souvenir dans le futur et vous collectez les informations au fur et à mesure.