Travailler avec les partenaires commerciaux

Où trouver des partenaires et sponsors potentiels ?

Où trouver des partenaires et sponsors potentiels ?

Pour commencer, nous établissons une liste de secteurs d’activité pour lesquels notre événement et notre public seront les plus pertinents. Si vous avez un festival dédié à la course à pied, il serait tout d'abord logique d'ajouter à cette liste les principaux fabricants de vêtements de sport, de chaussures et de gadgets de fitness, les clubs de sport, les centres médicaux, les fabricants de sports et de nutrition saine. Pour chaque événement, il vaut la peine de d’identifier au moins 10 secteurs principaux et 20 secteurs secondaires. Après avoir identifié les secteurs, nous commençons à sélectionner les entreprises leaders sur notre marché.

Comment identifier ? Tout d'abord, nous étudions :
• Les moteurs de recherche et groupes dans les réseaux sociaux (s'il y a une coche bleue à côté du nom, alors la page est vérifiée, c'est-à-dire que le réseau social confirme qu'il s'agit de la page officielle de la marque) ;
• Les partenaires d'événements similaires au vôtre, après quoi nous les retrouvons sur Internet ;
• Les marques de niche entrant sur votre marché.

Ensuite, nous recherchons des contacts du service des relations publiques, du responsable ou du chef du service de communication. Votre tâche, après avoir parlé avec ces personnes, est d'atteindre le décideur à la fin pour discuter de la proposition avec lui. Dans tous les autres cas, si vous négociez avec quelqu'un qui ne peut pas prendre une décision à votre propos, la communication ne mènera nulle part.

Important !
Comment comprendre que vous avez atteint un décideur ? Dans une conversation téléphonique, amusez la vanité de l'interlocuteur : « Fabrice, on m'a dit que c'est toi qui poses ta signature sur tous les accords liés aux événements, n'est-ce pas ? S'il s'agit d'un simple manager, il aura peur, ne voudra pas assumer une telle responsabilité et il vous transférera vers un vrai décideur.

Une fois les contacts collectés, notre tâche est de compléter et de modifier les points de l'offre commerciale, qui peuvent être enrichis de conditions intéressantes pour un segment ou un partenaire particulier.
Encore une fois, en prenant l'exemple d'une fête sportive : si on veut attirer un fabricant de baskets, alors en décrivant le lieu, on dit qu'il s'agit d'un complexe sportif professionnel, dont les tapis de course permettront à chacun de tester les produits (et d'ajouter de vraies photos à la présentation).


Pour un représentant d'une entreprise engagée dans la production et la livraison de nourriture pour les partisans d'un mode de vie sain, des informations et des photographies de la zone située à l'endroit le plus praticable (là où il pourra placer ses produits), ainsi que la précision qu'il y aura assez d'électricité pour connecter tous les réfrigérateurs et les vitrines, sera plus important.

Oui, c'est vrai : nous apportons beaucoup de changements et d'ajouts aux propales, mais en laissant les informations clés inchangées. Ici, les compétences de base pour travailler avec des présentations seront utiles. Après avoir étudié les articles, les actualités et les plans de l'entreprise sur Internet, on peut comprendre les « failles » et les objectifs stratégiques de chaque marque et, en lui présentant une proposition, se concentrer sur la résolution de ses problèmes auxquels l'entreprise est confrontée.

Pour faciliter la recherche des différentes propales dans nos documents, nous enregistrons toutes les variantes des offres commerciales ciblées mises à jour dans un dossier commun, en les différenciants "propale_nutrition" ou "propale_sport".

Lorsque nous envoyons la propale par mail, nous nommons le document joint aussi brièvement que possible pour un partenaire potentiel par exemple, en indiquant l'événement et la date : "OhHappyBreizh 26 Novembre 2021 Rennes".
Nous mettons aussi la date de l'événement dans la signature : ainsi le partenaire se souvient mieux de l'événement qui lui est proposé. Le nom et les dates devraient clignoter sous ses yeux régulièrement.
Lorsque ce travail est terminé, nous commençons à envoyer notre proposition. Nous envoyons le premier mail avec un court texte d'introduction sur l'événement (date/heure/lieu, promesse, public cible, couverture, grands noms et faits), permettant d'attirer l'attention du lecteur, avec un document pdf joint et un lien vers la propale téléchargée sur Google Drive. Il est préférable de pré-compresser le fichier pdf (afin qu'il ne pèse pas plus de 1 Mo, sinon le mail risque de ne pas être envoyé).

Ensuite, le schéma est le suivant : nous envoyons, appelons, clarifions si le mail a été reçu et quand il sera possible d'en discuter. Dans deux jours, s'il n'y a pas de réponse, nous rappelons et essayons de prendre rendez-vous. Cela a été vérifié à plusieurs reprises : les chances de vendre un package d'affiliation en personne sont plus élevées que lors d'une conversation téléphonique ou par correspondance. Cela est particulièrement vrai pour la première communication, lorsqu'il n'y a toujours pas d'expérience passée et réussie de coopération.

Bien sûr, nous répondons toujours à tout le monde rapidement et gardons toujours le téléphone allumé à portée de main.


Important !
Si vous avez déjà conclu plusieurs partenariats avec des entreprises connues, n'hésitez pas à ajouter une telle note à la fin de votre mail.
Déjà avec nous :
1. BPGO;
2. Région Bretagne;
3. TVR etc.

Cela influence grandement la prise de décision, instaurant la confiance dans votre événement et en vous, en tant qu'organisateur. Les partenaires potentiels demandent souvent qui a déjà accepté de participer à l'événement. Il n'est donc pas nécessaire de cacher les accords confirmés.

Nous ajoutons tous les décideurs trouvés dans différentes entreprises aux amis sur Facebook et sur LinkedIn. Beaucoup d'entre eux sont présents sur les réseaux sociaux, sont dans des groupes professionnels et communiquent activement avec leurs collègues.

Vous devez toujours savoir clairement quels sont les problèmes, les « douleurs » et les demandes de votre partenaire potentiel. Comment et dans quel format votre événement peut les résoudre, quelles intégrations et quels formats d'interaction avec le public vous pouvez proposer. Ici, il est important d'étudier les dernières actualités du partenaire à l’aide de Google, ses plans stratégiques, les événements qu'il a soutenu récemment, comment les intégrations avec d'autres événements ont été mises en œuvre etc.

Souvent, les entreprises n’hésitent pas à participer à votre projet, à le soutenir, mais elles ne savent tout simplement pas comment le faire.


Cependant, tout le monde ne sait pas comment proposer des activités dans lesquelles le public cible sera impliqué, développer un plan d'intégration accrocheur et impliquant des éléments différenciants. Par conséquent, votre spécialiste des partenariats doit non seulement être en mesure d'atteindre un décideur, mais aussi de sortir des sentiers battus et rapidement, proposer de nouvelles options d'intégration (il peut y avoir des personnages très capricieux parmi les partenaires), être flexible dans les différentes situations et avoir l'autorité suffisante pour accorder une remise, donner une option supplémentaire ou transférer une partie des coûts de construction ou d'impression à l'organisateur.

Trouver un tel sorcier est un art à part entière. Lorsque vous le trouvez, prenez soin de lui et encouragez-le de toutes les manières possibles pour un travail productif.


Important !
Il est impératif de familiariser le « commercial » avec la partie organisation afin qu'il connaisse le lieu et ses capacités, le scénario de l'événement, ce que seront les espaces, les chaises, les escaliers, les portes, les salles. Grâce à ces détails, il pourra faire preuve de créativité dans ses propositions.

Essayez de terminer chaque communication avec une question ouverte à laquelle vous devez obtenir une réponse, ou avec une proposition qui implique une action de l'autre partie avant une certaine date.

La régularité et la convivialité des échanges seront votre essence qui ne faudra jamais épuiser. À contrario, nous serons des patients réalistes. La personne avec qui vous communiquez peut partir en vacances, ou même démissionner sans vous prévenir et déléguer ses affaires courantes à un collègue qui n'a aucune compétence pour interagir avec vous, et prendre des décisions. Le temps passe et quand il reviendra, il devra se remettre dans son rythme pendant quelques semaines, et tout cela entraînera que, plus tard, il sera difficile de lui rappeler qui vous êtes et quel était votre accord avec lui.
Mais soyez sans crainte, ce sont les cas réels des interactions partenariales, personne n’y échappe. Par conséquent, rappelez-vous toujours : vous ne pouvez commencer à vous réjouir qu'après la signature du contrat. L'annexe doit contenir une description détaillée de l'ensemble des options que le partenaire reçoit de votre part, ainsi qu'indiquer par les forces de qui, les positions individuelles sont mises en œuvre, si cela nécessite la participation de tiers.

Important !
Dès que nous entendons la réponse au téléphone : « Oui, nous acceptons de coopérer avec vous », nous envoyons immédiatement le contrat et la facture. Cela vaut la peine d’éviter les quelques heures ou journées qui permettraient au partenaire de changer d’avis.

Important !
Estimez de manière réaliste le délai dont vous disposez pour vous mettre d'accord sur les offres de partenariat. Deux semaines avant l'événement, il est possible de se mettre d'accord et de mettre en place uniquement des ventes spontanées dans les petites entreprises. Plus la structure de l'entreprise que vous envisagez d'attirer en tant que partenaire est grande et bureaucratique, plus le processus d'approbation et de prise de décision de votre proposition est longue.
Certaines entreprises ne communiqueront tout simplement pas avec vous moins de 6 mois avant votre événement. Car elles n'auront pas le temps de faire passer votre contrat par tous ceux qui doivent s'entendre dessus. Mais si vous comprenez que le jeu en vaut la chandelle, alors allez-y, une planification précoce dans certains cas est la clé non seulement du succès, mais aussi pour obtenir un package partenaire important.

Le contrat est donc signé. Il contient les options que vous fournissez et le coût du package partenaire avec la date du transfert des fonds (s'il y a plusieurs tranches, elles doivent toutes être spécifiées séparément).
Ainsi, une étape tout aussi importante commence : travailler sur la mise en œuvre de tous les points. Vous placez des logos, des posts, des articles, des propositions commerciales, là où vous avez donné votre accord, vous respectez les délais, discutez de l'aménagement de la zone et communiquez avec l'entreprise impliquée pour tout cela.
Toutes ces communications doivent se faire par mail ou via les messageries/réseaux sociaux mais jamais à l’oral dans une conversation téléphonique. Dans le cas où quelque chose ne va pas, vous n’aurez alors aucun argument en votre faveur.

Les matériaux, les plans de développement et l’exécution du contrat doivent être discutés et signés à l'avance. Parfois, si une grande zone est réservée pour ce partenaire et beaucoup d'activités sont prévues, alors il est judicieux de se rendre plusieurs fois sur le site avec l’entreprise ou ses représentants afin de tout inspecter sur place, planifier et prévoir les éventuelles surprises au maximum.

Chaque partenaire doit recevoir exactement autant d'attention qu'il en a besoin. S'il y a beaucoup de partenaires, cela vaut la peine d'embaucher un effectif supplémentaire qui s'occupera de chacun d’entre eux afin que, tant au stade de la préparation, que lors de l'événement lui-même, les questions trouvent réponse rapidement. Invitez les dirigeants de l'entreprise partenaire à l'événement.

Le jour J de l'événement, les représentants du partenaire doivent avoir un contact avec l'un des organisateurs chargé de résoudre les éventuels problèmes. Même si vous savez que tout va bien, il ne sera jamais superflu de vous rendre dans l'espace de votre partenaire, lui demander si tout va bien ou s’il a besoin d'aide. À la fin de l'événement, il est important de prévoir un bénévole pour aider à démonter le stand par exemple, afin d'accompagner le partenaire « du début à la fin ».

Qu'est-ce qu'il est important de faire après l'événement ? Rassemblez rapidement (max une semaine après l’événement) des statistiques, des photographies, des rushes vidéo. Envoyez le tout à la personne avec qui vous avez communiqué tout au long du travail sur le projet. Il est hautement souhaitable d'avoir leurs retours afin de comprendre à quel moment et ce qu'il serait bon de peaufiner à l'avenir, et/ où, au contraire, où vous avez su dépasser les attentes.

Important !
Le contrat est négocié à l'avance : vous devez obtenir des instructions claires sur ce que l'autre partie veut voir : quelles photos et combien, pendant combien de temps, quelles vidéos, quels détails doivent être pris en compte dans le rapport photo (réaction du public / avis + photos). Les représentants du partenaire vont ainsi montrer à leur direction votre organisation et vanter à quel point vous êtes rigoureux et formidable.