Travailler avec les équipes de votre événement

Comment travailler avec un conférencier

Ainsi vous avez convenu qu’un conférencier interviendra lors de votre événement. En règle générale, des accords oraux ou des mails/ messages sur les réseaux sociaux suffisent. Certains formats d’événements impliquent également des contrats, des accords écrits et des versement numéraires aux intervenants. Tout dépend de la façon dont vous avez construit votre organisation et de sa commodité pour vous. Voici ce que vous devez absolument prescrire et dire pour qu’il n’y ait pas de malentendus :

1.      Vous devez clairement annoncer la date et l’heure de la présentation, le planning, les exigences de présentation, le format de l’intervention (question-réponse/ table ronde/ interview/ atelier/ master-class). Obtenez la confirmation de l’intervenant.

2.      Si vous le payer, l’héberger, réserver son transport, achetez et envoyez les billets au moment opportun en ayant préalablement convenu d’une heure et d’un type de transport convenable. Décrivez en détail le plan d’accès au site, le numéro de la personne de contact, l’animateur et sa salle d’intervention.


3.      Si l’intervenant propose de prendre lui-même son transport et son hébergement, il est préférable que vous sachiez tout de même les détails de ces informations comme son heure d’arrivée dans la ville et sur site et que vous vous assuriez que les billets ont été achetés (demandez une copie). Si vous travaillez avec un orateur pour la première fois, il est préférable de jouer la sécurité. Juste pour votre tranquillité d’esprit.

4.      Vous devez toujours posséder le numéro de téléphone de l’orateur ainsi que son E-mail et ses réseaux sociaux.


5.      Après s’être mis d’accord sur la présentation, assurez-vous de publier les infos du conférencier sur votre site Web, dans les réseaux sociaux. Demandez tous les détails de sa biographie, de son discours et le titre de son intervention. Demandez sa photo la plus récente et en haute définition. Il est intéressant de demander à l’orateur de partager de son côté les infos sur votre événement, dans ses réseaux sociaux et dans ses newsletters. C’est un format gagnant-gagnant où vous vous faites de la publicité et lui des auditeurs.

6.      Si vous avez un modèle de diapositive bien précis, vous devez lui envoyer immédiatement après avoir conclu sa participation. Afin qu’il puisse vous la renvoyer à temps. Envoyez et demandez toujours un format .pptx ou à minima .pdf car ce sont les deux formats les plus courants et donc utilisés par toutes les régies. Concevoir une présentation selon votre modèle peut être une demande importante de votre part, mais jamais une exigence. Car certains intervenants feront des présentations uniquement dans leur format. Dans ce cas, demandez-leur de placer vos dispositives en début et à la fin de la leur. Il est important d’indiquer une date limite de livraison des dispositives et de leur rappeler quelques jours avant qu’elle n’ait lieu. Ceci évitera une course effrénée en sueur, une clé USB à la main à l’heure X de l’intervention.

7.      Une seconde raison qui souligne l’importance de recevoir la présentation de l’orateur en avance et de vérifier qu’elle corresponde bien à votre événement. Imaginez une présentation bourrée de fautes, ou avec des chiffres délirants etc. Vous pourriez ainsi le signaler à l’intervenant qui pourrait vous demander de l’aide pour peaufiner sa présentation. Dans un tel format, vous constituerez un événement de haute qualité où l’orateur recevra les félicitations du public et vous les félicitations de l’orateur.

8.      Il est important que l’orateur prépare et répète son discours plusieurs fois. Une règle applicable aux débutants ou à ceux qui sont rarement sur scène ou timides.

9.      À la demande d’un conférencier, envoyez-lui des photos du site, de la scène, la liste du matériel fourni, précisez s’il a besoin d’un paperboard, d’un pointeur laser, d’un micro-casque, d’un pupitre, d’une connexion Internet sur son ordinateur etc.

10.  Si le conférencier vient accompagné alors ses conditions doivent être respectées. Cela vous caractérisera en tant qu’organisateur professionnel. N’ayez pas peur d’en faire trop car vos soins et attentions au conférencier le rendront fidèle et reconnaissant à l’égard de votre organisation.

11.  Durant l’événement, il est important de vérifier qu’il y a toujours de l’eau dans les coulisses et sur scène et que les conditions de repos sont bien créées.

12.  Lors de votre discours de clôture, n’oubliez pas de remercier tous les intervenants et si vous avez fait un oubli, d’envoyer un mail ou un message personnel. Une gratitude personnalisée sur papier à en-tête, imprimée et joliment signée est une chose excellente et peu coûteuse à mettre en œuvre pour faire plaisir aux gens.

13.  Après avoir traité les captations photos et vidéos, envoyez aux conférenciers des liens vers ces photos/ vidéos et si le discours a été enregistré, permettez son accès. Croyez-nous, la post-production est tout aussi importante que la pré-production. Il n’y a pas d’éléments secondaires dans un événement bien fait.

Dans l’hypothèse d’un cas de force majeure, l’intervenant ne serait pas venu.
CE QU’IL NE FAUT PAS FAIRE : Remplacer l’intervenant par un autre quand bien même celui-ci serait présent dans les coulisses à attendre de monter sur scène. Tout simplement car pour ce jour vous aviez des participants venus voir M. ou Mme A et pas M. ou Mme B. Et lors d’un autre événement vous auriez pu faire intervenir M. ou Mme B. Vous casserez ainsi la grille planifiée de toutes les interventions ultérieures et provoquerez la négativité de ceux qui viennent pour le bien des orateurs annoncés plus tard, conformément au calendrier prévu.