Travailler avec les équipes de votre événement

Constituer sa dream-team

Tout organisateur d’événement est confronté à la question : Avec qui travailler ? Le succès d’un événement dépend en partie de la cohérence, du professionnalisme, et de l’adéquation de l’équipe réunie. Le besoin en nombre des personnes constituant l’équipe est globalement proportionnelle à la taille de l’événement. Il faut aussi bien comprendre que les équipiers, ne sont pas les subordonnés de l’organisateur, chaque membre doit être un spécialiste de l’un des domaines de compétence requis pour assurer l’organisation. En constituant votre équipe comme un puzzle ou chaque pièce est nécessaire et complémentaire, vous éviterez que l’équipe se sente surmenée ou trop emprise par l’hyper responsabilité. Donc la clé, c’est de nommer un responsable compétent pour chaque domaine requis qui s’engagera sans problème au maximum dans ses tâches sans avoir besoin de contrôler ce qui a été fait, ce qui par ailleurs, vous amènerai à une paranoïa et à une dépression nerveuse certaine.

L’essentiel est aussi de se rappeler qu’avec l’idée du projet on constitue son équipe et seulement après on commence à organiser l’événement. Car il n’y a rien de pire et de moins professionnel que de déclarer des échéances, louer une salle, puis de commencer frénétiquement à chercher vos pépites qui mettront en œuvre le projet avec vous. Tout cela semble naturel et évident nous diriez-vous, mais nous voyons trop souvent des organisateurs qui, 3-4 semaines avant l’événement recherchent un spécialiste publicitaire alors qu’il est déjà trop tard. Bien joli cette histoire mais comment on rassemble une dream-team ?


Pour cela il vous faut :

1- Faire une carte mentale (MindMap) ou une liste en quoi l’activité consistera et de ce qui sera nécessaire dans le processus de préparation.

Exemple :



2- Comprendre quels spécialistes sont nécessaires pour résoudre les tâches dans les zones désignées. Dans l’exemple pour un colloque, il vous faut un spécialiste du recrutement des partenaires qui bénéficiera d’un bon réseau et qui saura vendre l’événement, trouver des accords avec des sponsors et négocier des conditions tarifaires. Vous devrez avoir pour le jour J, plusieurs chefs d’orchestre qui s’occuperont de driver les bénévoles afin d’installer les invités dans les salles et de les guider le plus fluidement possible. Vous aurez besoin d’un spécialiste du Web, qui saura vous dessiner une page événementielle qui convaincra l’audience de s’inscrire à l’événement. Vous aurez besoin également d’un communiquant qui saura utiliser les bons leviers et manier les mots de sorte à susciter l’engagement sur toutes vos plateformes. Vous aurez besoin d’un traiteur expérimenté dans l’événementiel pour les divers moments de restauration. Vous aurez besoin d’un expert standardiste qui s’occupera du SAV téléphonique et de répondre aux mails et diverses questions des internautes sur les réseaux. Vous aurez besoin d’un expert technique régisseur qui sait comment fonctionne les salles, qui a déjà fait plusieurs événements, qui connaît le matériel dont vous avez besoin pour le jour J et qui pourra interagir avec le support technique de la salle. Etc.

3- Après avoir identifié les différents spécialistes dont vous avez besoin, il vous faudra dresser votre liste des membres. Nous vous déconseillons fortement d’inviter vos amis « parce que ce sont des bonnes personnes ». Vous pourriez ainsi gâcher l’organisation et perdre un ami. Lors de l’organisation, les membres d’une équipe ont toutes les chances de devenir eux aussi vos amis, mais ils devront surtout à la base, être des pros. Seuls les assistants qui ne sont pas responsable d’une tâche peuvent être formés pendant le processus de l’organisation.
Nous choisissons toujours de travailler avec des vrais professionnels qui sont plus chers que le marché car vous perdriez plus de temps et d’argent à refaire un site Web lent et non ergonomique acheté des kopecks, de relouer une salle car celle choisie manquait d’équipement et n’était pas pratique (mais n’était pas chère), de refaire de la publicité car vous avez essayé vous-même et cela n’a apporté aucune vente etc.

Où les trouvez ?

Il n’y pas tellement d’options pour trouver des spécialistes pour des tâches spécifiques. Vous pouvez les rechercher :
-Sur recommandation de votre réseau personnel,
-Dans les communautés professionnelles, lors de forums ou d’échanges spécialisés,
-Lors d’événements, en demandant à leurs organisateurs de vous donner les contacts des personnes dont vous avez aimé le travail.

Avant de commencer le travail avec un nouveau membre d’équipe, veillez à bien décrire les zones de responsabilité et les compétences attendues. Si nécessaire, vous pouvez même constituer un contrat et ce même si vous êtes une association. Il ne faut pas être timide ou avoir peur d’en faire trop, car il y a une vraie différence entre prendre son travail au sérieux et se prendre au sérieux. La première condition est impérative et la seconde est désastreuse. Deux points supplémentaires : Vérifiez les références des personnes avec qui vous allez travailler, et veillez à que chaque membre de l’équipe ait toujours une liste des tâches avec dates limites que vous pouvez contrôler facilement.