Travailler avec les équipes de votre événement

Comment travailler avec les bénévoles

Les bénévoles sont des personnes qui croient en votre projet et qui se portent volontaires pour vous aider lors des phases de préparation et directement lors du jour J de l’événement.
Les bénévoles peuvent être utiles pour :

-         Rencontrer les participants, leur montrer où aller
-         Enregistrer et vérifier les billets
-         Suivre le timing et la présence des acteurs clés sur le site au bon moment
-         Distribuer des produits promotionnels
-         Contrôler la propreté du lieu
-         Asseoir les invités dans le cas où toutes les places sont prises
-         Effectuer les tâches telles que : « porter/ accrocher/ tracer/ rencontrer ».
-         Sourire aux participants.
Un point qui est souvent négligé. Les participants ne se sentent pas forcément à l’aise, peuvent ne pas savoir où aller, où s’inscrire, quoi faire ensuite etc. Si vous organisez un grand projet, alors même avec tout votre désir, vous ne pourrez pas faire attention, donner votre sourire et assurer une rencontre personnelle avec tous les participants. Par conséquent, il est important d’attirer des volontaires qui seront contents d’être à vos côtés et non des étudiants venant contre leur gré car ils n’ont pas le choix.

La veille de l’événement, nous vous recommandons de réunir tous les bénévoles sur le site afin de les mettre dans le bain et d’élaborer tous les scénarios possibles. Il faudra bien leur communiquer l’idée générale et le concept de l’événement. Ces personnes sont sincèrement prêtes à vous aider et vous les aiderez aussi en leur donnant toutes les informations d’introduction, sur ce dans quoi elles seront directement impliquées.

Quitte à leur fournir un document présentant le scénario de la journée J voici ce qu’il devrait contenir de manière générale :
-         Chaque tâche, combien de personnes pour s’en occuper et qui s’en occupera.
-         À quelle heure chaque tâche doit être commencée et terminée.
-         Où trouver le matériel et les équipements nécessaires à la réalisation de chaque tâche avec les numéros de téléphone des responsables à joindre si besoin en est.
-         Le plan du site avec les endroits potentiels où trouver l’appui technique et les responsables.
-         La liste de tous les numéros de téléphone importants avec en gras le numéro du responsable le plus résistant au stress en cas de problème et de force majeure.
-         Les horaires avec les pauses (planning)
-         Les suppléants de chaque tâche dans le cas ou des bénévoles seraient en retard sur une tâche pour X raisons.
-         Le descriptif détaillé d’une tâche avec les consignes comme sur cet exemple :


Ce document doit être imprimé et donné à tous les bénévoles.

Il est important de prévoir un uniforme aux bénévoles afin que les participants puissent identifier rapidement les personnes vers qui se tourner s’ils ont besoin d’aide.

Si le format de l’événement implique des scripts, ils doivent également être préparés et distribués à l’avance. Assurez-vous de vérifier que vos assistants reproduisent le texte naturellement, sans hésitation, ni tension, et ne lisent pas simplement une feuille de papier.

Aussi, vous devez transmettre l’idée qu’ils sont là pour vous aider et non pour passer la journée au téléphone avec des amis, ou à surfer sur leur téléphone etc. Évidemment il faut être ferme sur ce point tout en étant bienveillant !

Enfin la partie la plus délicieuse, le remerciement des bénévoles ! Il ne faut pas oublier de les remercier. Bien sûr le format de collaboration n’implique pas de paiement, mais nous sommes d’accord pour dire qu’ils ont passé toute une journée debout, ont soulagé certains de vos maux de tête, ont résolu de nombreux petits problèmes, ont délié les mains et ont aidé à rendre l’événement meilleur. Remerciez-les, offrez des cadeaux si vous avez des sponsors et que vous avez de quoi leur faire plaisir, commandez des pizzas pour tout le monde, taxi pour ceux qui ont raté le train. La générosité mutuelle est récompensée par ce monde.
Vous pouvez également prévoir une attestation de présence à joindre à leur C.V comme sur cet exemple :