Travailler avec les partenaires commerciaux

Travailler avec des partenaires de troc

Le plus grand des casse-têtes pour de nombreux organisateurs d’événements est de fournir à l’événement suffisamment d’animations et d’avantages, avec souvent un budget limité.
Le troc est une coopération mutuellement bénéfique dans la fourniture de biens ou de services par l’organisateur et son partenaire en termes monétaires égaux mais sans règlement direct en numéraire. Pour commencer, vous pouvez pratiquement tout obtenir grâce au troc. Le site, la restauration, les souvenirs, les impressions, les transferts et l’hébergement, la liste est longue. À souligner que les partenaires de troc ne sont pas moins importants que les partenaires commerciaux.

L’algorithme de recherche des partenaires de troc se présente généralement comme suit :

1.      Dresser une liste détaillée de tout ce dont vous avez besoin pour l’événement et de ce que, idéalement, vous aimeriez recevoir grâce au troc. Par exemple vous pouvez y mettre :
-         Le lieu en décrivant en détail de comment il doit être, les exigences de matériel, s’il existe des options spécifiques, énumérez-les toutes.
-         Eau, frigos, glacières ou bouteilles au besoin.
-         Pause-café : Qu’est-ce qu’elle comprend, combien de fois par jour elle doit avoir lieu.
-         Wi-Fi : Quelle vitesse et pour combien de participants.
-         Les impressions : Toutes les affiches, flyers, tracts avec une description détaillée et le nombre d’unités pour chaque.
-         Photographie : Quelle est la tâche technique, le délai, combien de photos et quand vous souhaitez les recevoir.
La liste peut être interminable…

2.      Dresser la liste détaillée de ce que vous pouvez donner à votre partenaire en retour. Il faut se rappeler que le troc est une coopération mutuellement bénéfique. S’il n’y a pas de réciprocité, alors il d’agit de parrainage dont nous parlerons dans une autre section.
Généralement, l’organisateur peut proposer des options basiques (publications sur les réseaux sociaux de l’événement, logo sur le site internet, impressions et presse, stand partenaire, logo lors des pauses sur les diapositives, ou encore sur les t-shirts des bénévoles. Zones de networking, annonces par l’animateur depuis la scène etc.

Important ! Soyez prêts non seulement à envoyer des propales qui ne vous apporteront rien, mais aussi à vraiment beaucoup travailler avec un partenaire potentiel et faire preuve de créativité pour proposer une intégration pertinente à votre événement afin qu’il puisse en tirer le meilleur profit ! Personne ne vous doit rien, et vous êtes tout aussi intéressé par les biens ou services que vous souhaitez recevoir gratuitement, que votre partenaire l’est à apparaître devant votre public de la manière la plus rentable.

Autre point important ! Voici quelques idées pour de futurs partenariats. Car le simple placement des logos ou les stands n’intéressent presque plus personne. Voici quelques idées pour une intégration adéquate d’un partenaire de troc :

Au stade de la négociation avec votre partenaire potentiel, il vous sera demandé des options sur la manière dont l’entreprise peut s’intégrer à votre événement. Sans suggestions intéressantes de votre part, la probabilité de signer tend vers zéro. Par conséquent, en amont du début de la négociation, il est pragmatique de comprendre quels supports, activités, formats d'interaction avec le public seront les plus prometteurs pour l'entreprise cible.

Utilisez les possibilités du lieu : lorsque vous ne vous contentez pas de fournir quatre murs sur lesquels vous proposez de coller des bannières, mais que vous utilisez pleinement un espace pour que le public l'associe directement à un partenaire, et que ces associations ont été extrêmement positives. Deux exemples :

-         Vous avez un espace sur le toit de votre salle. Votre événement est en plein milieu de l’été par une chaude journée ensoleillée. Vous organisez là-bas un espace lounge agréable avec un bar à jus de fruit, de la musique d’ambiance, des transats et des poufs confortables, un animateur drôle, des prises de vue par un drone piloté et des activités initiées par l’animateur. Vous utiliserez cet espace comme zone de repos et networking pour vos participants. La zone est subtilement habillée avec le logo de votre partenaire un peu partout et l’hashtag #ohbnomdevotrepartenairerooftop. De très nombreuses photos de cet espace seront alors postées sur les réseaux sociaux depuis le rooftop et avec l’hashtag du partenaire.

-         Deuxième exemple d'utilisation de l'espace est d’organiser votre événement directement sur le site du partenaire, alors qu'il a été initialement brandé par lui. Ainsi, toute photo prise lors de la conférence contenait très probablement les murs, les logos, les symboles et les couleurs de l'entreprise partenaire dans le cadre.

Il existe aussi les intégrations partenaires avec des objets et des solutions inhabituels et utiles qui attirent l'attention. Par exemple un partenaire de troc pourrait installer une salle de pause avec des tabourets rembourrés confortables et une station de chargement pour les téléphones à l’effigie de son entreprise. L'entreprise aurait alors apporté une zone utile de loisirs à votre événement.

Vous pouvez également offrir des cadeaux utiles pour le public de votre événement. Par exemple vous pouvez inviter une société qui donnerait des écouteurs aux participants et une autre entreprise qui donnerait des mugs en échange d’une carte de visite sur un stand prévu à cet effet. Vous pourriez ainsi impliquer activement le public afin de rassembler plus de contacts et d’attirer de nouveaux collaborateurs. Sinon, vous invitez un artisan laitier à fournir des yaourts pour la pause-café ou un cookie, où sur l’emballage, serait soigneusement écrit des slogans de conférence fabriqués par une entreprise qui vend des cadeaux insolites. En retour les entreprises obtiennent des opportunités publicitaires et vous obtenez des éléments supplémentaires pour prendre soin de votre public.

Utiliser les technologies modernes pour une intégration efficace. Par exemple, vous pourriez attirer les personnes présentes sur un stand de votre événement afin qu’ils essayent de résoudre une quête en réalité virtuelle avec des lunettes VR à l’issue de laquelle se trouverait un code promotionnel pour des prestations de service. C’est intéressant, simple et bénéfique à la fois pour les participants et pour l'entreprise qui obtient de nouveaux clients.

Intégration d'un partenaire majeur dans le workflow de l'événement. Dans une zone de réseautage, des jeux concours pourraient être organisés. Toute la zone pourrait être équipée de tables, de porte-documents à l’effigie du partenaire. Les équipes gagnantes seraient récompensées par les représentants de ce partenaire majeur.

Jouer sur les tendances et les mèmes. Connaissant les blagues et les expressions courantes populaires auprès de votre public, vous pouvez jouer avec elles dans des zones photo ou vidéo avec comme fond votre mur d’images. La tendance actuelle qui est les danses TikTok par exemple. Incitez vos participants à reproduire les danses populaires devant le presswall et faire tourner cela sur vos réseaux via un opérateur bénévole ou professionnel prévu pour l’occasion. Ce sont des éléments viraux garantis.

Lorsque vous interagissez avec des partenaires potentiels pour créer un partenariat, vous devez toujours être prêt à proposer de nouvelles options. Car vos idées, validées par le manager de l’entreprise, ne plairont pas forcément à tout le monde devant être impliqué dans la tâche, comme au réalisateur, qui aura le dernier mot sur la possibilité technique de le faire ou non. Gardez toujours quelques atouts dans votre manche, suivez ce que font vos collègues sur le marché, connaissez toutes les dernières tendances et actualités.

3.      Élaborez une offre ciblée pour les partenaires et distincte selon le secteur d’activité du partenaire. Il est important de comprendre que des options qui pourraient intéresser un service d’imprimerie n’intéressera pas forcément une école d’art oratoire etc. Bien faire la distinction et réfléchir aux différents packs d’options et avantages par secteur, est payant d’avance.

4.      Analyse du marché et compilation d’une liste de partenaires de troc potentiels pour votre événement. Par exemple, pour obtenir les bouteilles d’eau gratuitement, tapez dans Google « Livraison d’eau événement », étudiez les 2-3 premières pages qui sont apparues. Appelez les différentes entreprises, trouvez une personne responsable du marketing/ des ventes/ des relations publiques.

Dans différentes entreprises, des représentants de différents départements peuvent décider de la même question. Et puis cela ne dépend que de vous, si vous serez en mesure de transmettre la valeur de votre proposition, de garantir la présence d'un public cible pertinent à l’entreprise. Une autre option consiste à demander aux autres organisateurs sur le marché qui leur fournit l'eau et à quelles conditions.
5.      Recherche des personnes de contact, diffusion des messages et conversations téléphoniques. La chose la plus importante et la plus difficile lorsque l'on travaille avec des partenaires de tout niveau est de trouver un décideur (une personne compétente et capable de prendre une décision sur votre problème). La tâche principale est de rechercher constamment la communication avec cette personne, car, en fait, tous les autres employés de l'entreprise ne pourront de toute façon rien décider. Vous devez également comprendre qu'il ne suffit pas d'envoyer une offre commerciale, même magnifiquement et correctement rédigée spécifiquement pour une entreprise en particulier. Vous devez vous assurer qu'elle a été reçue, lue et considérée. Cela ne peut se faire que lors d'une conversation téléphonique ou d'un entretien personnel.


Important !
Lorsque vous commencez à communiquer avec des personnes de contact dans les entreprises qui vous intéressent, vous êtes confronté au fait qu'il s'agit d'un travail énorme et que l'un de ses éléments clés est le contact personnel. Par conséquent, acceptez tout de suite : si vous êtes mal organisé et/ou introverti, alors il vous sera très difficile d’assumer cette responsabilité. En fait, travailler avec des partenaires de troc demande autant d'efforts, de temps et d'énergie que de travailler avec des partenaires commerciaux.

6.        Recherche d'une option d'interaction qui convient aux deux parties et, conclusion d'un accord. Il est clair que si vous souhaitez bénéficier des services de restauration d'un partenaire chiffré à 7000 euros et que, en retour, vous êtes seulement prêt à proposer le placement de son logo sur votre site, cela peut n'avoir de sens pour lui que dans une situation où il s'agit du site des Jeux Olympiques. Mais plus sérieusement, estimez le prix monétaire de vos options et ne soyez pas avide lorsque vous discutez de qui, à qui et combien. Une évaluation adéquate de votre proposition et une "consommation raisonnable" de ce que le partenaire peut vous fournir seront très probablement la clé pour la signature du contrat.
 
7.        Coordination des termes, volumes, procédures pour que les parties reçoivent ce qui leur est dû. Nous ne nous lassons pas de répéter : signez tous les accords. Surtout si vous interagissez avec un partenaire pour la première fois ou si vous ne vous sentez pas en sécurité quant à la livraison de l'autre côté de la promesse. Calculez le calendrier de production de ce dont vous avez besoin, demandez rapidement tous les matériaux dont vous avez besoin pour remplir votre part des obligations. Assurez-vous que tout est fait en stricte conformité avec le package partenaire signé.

8.        Après l'événement, assurez-vous de remercier le partenaire, obtenez ses commentaires, fermez toute la documentation. Les relations de troc, comme vous le comprenez probablement déjà, sont aussi importantes et fréquentes que les relations commerciales. Un respect clair et opportun des obligations des deux côtés est hautement souhaitable pour des conclusions positives sur le travail conjoint sur le projet. Si tout s'est bien passé et que vous et votre partenaire étiez mutuellement satisfaits, alors, très probablement, le premier événement conjoint deviendra la base de relations de troc (et éventuellement commerciales) régulières.

Parfois, une situation survient lorsque l'une des parties n'est pas satisfaite de ce qu'elle a finalement reçu. Cependant, avec l'interaction de troc, il existe une part de partenariats dont le résultat ne peut être prédit sans un test. Par conséquent, vous devez toujours être préparé au fait que le négatif de la part de ces partenaires devra être résolu, et certains d'entre eux devraient être mis, sinon sur la liste noire.
Aussi, n'essayez pas d'attirer un partenaire qui vous est manifestement inégal par le troc.
N'oubliez jamais qu'en plus de proposer des options directement lors de l'événement, vous pouvez également proposer des options pour soutenir le partenaire de troc sur vos autres projets.
Faites toujours une liste complète de vos options et gardez à l'esprit que pour les partenaires individuels, elles peuvent être un facteur majeur dans la décision de faire du troc lors de votre événement.